Izvērtēšanas ziņojumu Valsts probācijas dienests sniedz pēc tiesas vai prokurora pieprasījuma par apsūdzēto kriminālprocesā vai pēc brīvības atņemšanas iestādes administrācijas pieprasījuma par notiesāto, kurš pretendē uz nosacītu pirms termiņa atbrīvošanu no soda izciešanas. (Ministru kabineta noteikumi Nr.271 "Noteikumi par izvērtēšanas ziņojumā iekļaujamās informācijas apjomu un tā sastādīšanas un sniegšanas kārtību", 2.punkts)
Izvērtēšanas ziņojuma mērķis ir sniegt vispusīgu, objektīvu un ar faktiem pamatotu informāciju par probācijas klientu, uz kuru balstoties tiks izlemts jautājums par probācijas klientam nosakāmo sodu vai par probācijas klienta nosacītu pirmstermiņa atbrīvošanu no soda izciešanas. (Valsts probācijas dienesta likums, 15. pants.)
Lai sagatavotu izvērtēšanas ziņojumu, Valsts probācijas dienesta amatpersona iegūst informāciju no vairākiem informācijas avotiem – datubāzēm, valsts un pašvaldību iestādēm, paša probācijas klienta, kā arī probācijas klienta norādītajām kontaktpersonām.
Ja pārrunas ar probācijas klientu nav iespējams veikt vai probācijas klients ir atteicies sniegt informāciju izvērtēšanas ziņojuma sagatavošanai, Valsts probācijas dienests izvērtēšanas ziņojumu nesagatavo, tā vietā nosūta informatīvu vēstuli izvērtēšanas ziņojuma pieprasītājam. (Valsts probācijas dienesta likums, 15.panta 3.1 daļa)